Süreç Yönetimi Nedir?

SÜREÇ YÖNETİMİ

Süreç, birbirini takip ederek bir amaç doğrultusunda değer yaratan faaliyetler dizisi olarak adlandırılır. 4. Sanayi Devrimi’ne geçtiğimiz, günümüz rekabet koşullarında şirketlerin sürdürülebilirliği ve büyümesi adına atması gereken önemli adımlardan birisi; kazanılan tecrübeleri ve iş yapış şekillerini kayıt altına alarak iyileştirme çalışmaları aracılığıyla süreçleri geliştirmekten, bir diğer anlamda kurumsallaşmaktan geçer. Tüm bu faaliyetleri gerçekleştirebilmek amacıyla etkin süreç yönetimi altyapısı kurmak gereklidir.

Süreçlerle Yönetim çalışmaları kapsamında; şirket faaliyetleri gözden geçirilerek akış halinde süreçler düzenlenir, dokümante edilir ve performans ölçüm çalışmaları gerçekleştirilir. Süreçlerin belirlenmesi konusunda literatürde birden fazla yöntem mevcuttur; SCOR, ITIL, eTOM, APQC gibi kaynaklardan bulunduğunuz sektöre özel hazırlanmış şablonlar kılavuz olarak kullanılabilinir veya operasyonel seviyedeki yöneticilerle beraber çalıştaylar gerçekleştirerek yürüttükleri operasyonları kaleme almak yoluyla süreçler çizilebilir. Hazırlanan taslak süreç modellerinin süreç katılımcı ve sahipleri ile beraber üzerinden geçilmesiyle şirkete özgü dokümanlar hazırlanır. Bu çalışmalar esnasında süreçlerin olmazsa olmaz koşullarından olan performans kriteri belirleme çalışmaları gerçekleştirilir. Yönetim Bilimci Peter Drucker’ın da belirttiği üzere “ölçemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”. Şirketi yalnızca finansal göstergelerle yönetmek, arabanızı dikiz aynasıyla sürmeye benzer, bu nedenle süreçlerinizdeki kritik performans göstergelerini belirleyerek mali göstergelere ek olarak, gelecek projeksiyonda gideceğimiz yönü gösterecek olan müşteri memnuniyeti, teslimat ve kalite performansı gibi kriterlerin kısa periyotlarda ölçülmesini, CEO seviyesine raporlanmasını ve aksiyon alınmasını sağlamak gerekmektedir.

Endüstri 4.0 ile beraber bulunulan ekosistemde bir adım öne çıkabilmek amacıyla süreçlerle yönetim konusunda da otomasyona geçiş sağlanmalıdır. Bu kapsamda; yıllık ve altı aylık performans raporlamaları yerine aylık, haftalık ve anlık periyotlarla izleme yapılmalı, daha çevik hareket etme kabiliyeti kazanılmalıdır. Pratikte süreç yönetimi konusunda kullanılan yazılımlar üç ayrı şekilde sınıflandırılabilir.

  • Birincisi; ofis programları aracılığıyla süreç akışlarını çizmek ve performans hesaplamaları yapmak,
  • İkincisi; süreç yönetimine özel profesyonel yazılım aracılığıyla süreçleri yönetmek,
  • Üçüncüsü ise; ikincisine ek olarak, yürütülen süreçleri, kullanılan yazılım aracılıyla modellemek ve şirketin tüm yazılımlarını bu süreç yazılımı aracılığıyla kodlayarak, süreç akışını sağlamak, otomatik ölçüm gerçekleştirmek.

Şirketin süreç yönetimi konusundaki olgunluk seviyesi ve ihtiyaçlarına istinaden, belirtilen üç kategorideki yazılımlardan birisini kullanmak konusundaki en doğru karar şirket yönetimi tarafından verilecektir.

Özetlemek gerekirse, süreç sahipleri ile beraber ofis programları aracılığıyla herkese uygun gelecek şekilde süreçler belirlenir, eş zamanlı olarak ölçüm altyapısı kurulur. Belirli bir olgunluğa gelinmesi ile beraber ofis programlarının ihtiyaçları karşılamadığına kanaat getirildiği noktada süreç yönetimi sürecinin kolay takip edilebilir ve yönetilebilir hale gelmesi amacıyla süreç yönetimine özel yazılım tedarik edilebilir. Bu bağlamda, kullanılan yazılımın tipi ne olursa olsun temel amaç; sürecin herkes tarafından doğru bilinmesini sağlamak, periyodik olarak ölçümlendirme ve hedef gözden geçirme çalışmaları gerçekleştirerek iyileştirmeye açık noktaları tespit etmek ve sürekli iyileştirme çalışmalarının gerçekleştirileceği kültürün idamesini, altyapının kurulmasını sağlamaktır.

 

H. Erkan AKDOĞAN

Bilkent Holding A.Ş.

Organizasyon – Metot Müdürü